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旅行费用和报销政策

政策的目的

大学赞赏那些谁上大学出差的努力。员工和学生应该是舒适的旅行时,了解所有旅游相关政策,并迅速得到报销。同时,有必要保持在合理范围内旅行费用,并按照一致的报销手续。

这一政策的目的是:

  • 确保只有授权为企业合理和必要的支出在发生时,记录在案,并通过学院支付。
  • 确保政策和程序的明确和一致的理解。
  • 确保所有款项均符合适用法律的,可接受的做法,和常识相符。
  • 提供指导,使学院及其部门更好地管理他们的预算。

政策范围内

该政策适用于所有员工和非员工, 例如。受托人,志愿者,顾问,客座讲师,考生面试等谁招致在旅途中或在本地报销费用由汉普郡学院支付的,无论资金的来源。

美国国税局(IRS)规定了经营费用报销以下要求:(1)必须有一个商业理由费用; (2)个人必须证实为代价; (3)个人必须返回到用人单位或组织任何提前量超过证实开支。

旅行和报销费用支付或报销,他们必须妥善占旅游和报销形式,以获得规定的经营宗旨和适当的监管审批。  

例外的政策可能在个人基础上进行,但需要个人获得的财务和行政副总裁的书面批准前。前置审批的副本必须连接到相关的旅游和报销报告。

旅行者/个人责任

员工和学生应谨慎花汉普郡的资金。商务旅行费用由大学,如果他们是合理的支付,适当记录,适当授权,而这一政策的指导方针。个人谁招致差旅费应该既不获得也不丢失个人的资金作为自己的出行造成的。在进行正式的大学商务旅客预计将行使相同的护理承担开支,正如一个谨慎的人。过多的成本,迂回路线,多余的延迟,或奢华的住宿和服务不必要或不合理的高校企业的表现是不能接受的,将不予报销。

个人不得批准自己的报销差旅费或那些同胞的员工。员工不得批准旅行或娱乐开支为个人向他们汇报。

预算管理的责任

审查和所有大学商业和报销费用审批的责任与一般预算经理,谁是哪个支出将支付账户财政上负责任的休息。预算经理必须验证费用和支出报告符合下列条件:

  • 在开展授权业务大学的差旅费招致。
  • 载有关于费用报告和附加文档中的信息是准确的,并符合本政策。
  • 有足够的资金来支付所有的旅行费用。
  • 该费用会适当的帐户。

总统内阁的责任

总统的内阁已经批准了这项政策,并与预算管理人员的帮助下将确保其遵守学校和部门。

商务办公的责任

  • 审查准确性,完整性,合理性,并符合政府法规和政策学院的形式和附件。
  • 返回的形式给员工时,项目在本质上出现不合理的,不完整的,个人的,或违反政府法规或大学的政策。
  • 维护的差旅费审计记录。
  • 处理余额由于来自供应商和个人/。
  • 验证所需的审批签名。
  • 确保应税所得项目的适当的税收待遇和遵守IRS规定。


注:以上不缓解这一政策下,从她或他的义务,旅客或主管。

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